Hengelose IJsclub

Opgericht 2 december 1888

Schaatsen op IJsbaan Twente met de Hengelose IJsclub De schaatsvereniging van Hengelo De schaatsclub van Hengelo De schaatsvereniging van Hengelo op de IJsbaan Twente Schaatsers uit Twente komen bij de Hengelose IJsclub

Protocol - “Bij Overlijden” van een lid van HIJC

INLEIDING

Eén van de taken van het bestuur is om op een ‘waardige’ wijze te reageren op het overlijden van personen die betrokken zijn of waren bij HIJC. Op waardige wijze betekent onder meer ook dat de reactie van het bestuur zal passen bij de rol die de betreffende persoon heeft gespeeld. En dat betekent dat niet op een uniforme wijze gereageerd zal worden. In “Procedure” zullen we de verschillende vormen van reacties formuleren.

Het protocol heeft betrekking op acties van het HIJC-bestuur n.a.v. het overlijden van een persoon die betrokken is of was bij de HIJC, verder te noemen: betrokkene. Onder betrokkene verstaan we: bestuurslid, trainer, erelid, gewoon lid, oud-lid, jeugdlid, sponsor, actief persoon die geen lid is, maar welk betrokken is bij HIJC (bijvoorbeeld commissielid, jurylid e.d.)

Het protocol heeft tot doel een basis te bieden voor een snelle en gepaste besluitvorming en communicatie in emotionele omstandigheden.

We willen met dit protocol bereiken dat:
1. De reacties vanuit HIJC richting familie van betrokkene op elkaar zijn afgestemd;
2. Er sprake is van één duidelijke lijn naar de familie toe.

Het handelen van HIJC staat omschreven in onderstaande procedure, gevolgd door een uitwerking c.q. praktische invulling.


PROCEDURE

Binnen het bestuur

A.
Krijgt een van de bestuursleden bericht van overlijden van een betrokkene, dan neemt hij/zij direct contact op met de secretaris van HIJC.

B.
De secretaris informeert de andere leden van het bestuur, waarna de voorzitter samen met de secretaris en het algemene lid van het bestuur besluit op welke wijze, handelend volgens het protocol, de vereniging hierop zal reageren.


Acties naar leden

C.
Bij het overlijden van een betrokkene worden de leden van de vereniging door middel van een bericht op de HIJC website op de hoogte gebracht. Dit na overleg met de familie. De secretaris stelt, eventueel in samenspraak met anderen, dit bericht op.

D.
Het bestuur zorgt bij het overlijden van een erelid of een actief bestuurslid (na overleg met familie) voor een rouwadvertentie in de Twentse Courant / Tubantia. Daarnaast zorgt het bestuur voor de bezorging van een rouwboeket voor de begrafenis of crematie.

E.
Bij het overlijden van een bestuurslid, (ere-)leden en een actief lid zorgt de secretaris ervoor dat een delegatie van het bestuur (minimaal twee personen) de familie bezoekt e.e.a. in overleg met de familie en/of bestuur.

F.
De secretaris verstuurt aan de familie van betrokkene een condoleancekaart, waarop hij/zij namens het bestuur zijn medeleven uitspreekt.

G.
In geval van het overlijden van een bestuurslid, (ere-)leden of actief lid zorgt de secretaris, eventueel in samenspraak met anderen en na het polsen van leden die betrokkene goed gekend hebben,  voor een “In memoriam” op de website.

H.
Bij het overlijden van een jeugdlid besluit het bestuur hoe gereageerd gaat worden. Dat zal per situatie verschillen; de volgende reacties zijn denkbaar:

  • Deelname aan wedstrijden en activiteiten van de jeugd tot en met het daaropvolgende weekend kunnen worden afgelast;
  • Er kan gekozen worden voor een stiltemoment;
  • Er kan gekozen worden voor het rijden met een zwarte armband;
  • Er kan een tijdelijk gedenkplek met foto-kaarsen-bloemen-gedenkboek ingericht worden (clubhuis/ijsbaan).


Algemeen

I.
Bij aanvang van de algemene ledenvergadering zal de voorzitter een minuut stilte ter nagedachtenis van de overledene(n) vragen.

J.
Het bestuur bespreekt hoe en wie er na het overlijden van een lid contact houdt met de familie.

K.
In alle situaties kan het bestuur aanvullende maatregelen nemen.

L.
Alle acties van het bestuur zullen door de secretaris in overleg met de familie worden uitgevoerd.

M.
Acties t.a.v. de website, social media en de ledenadministratie:

  • De webmaster verwijdert na 10 dagen de naam van het overleden lid uit bestuurs-en/of commissiesamenstellingen. Dit geldt, voor zover dat technisch mogelijk is, ook voor berichten op social media. Ook eventuele foto’s en andere, niet meer relevante vermeldingen, gaat de webmaster verwijderen;
  • De secretaris neemt contact op met de ledenadministratie voor het definitief uitschrijven van het overleden lid uit de ledenadministratie.


VASTSTELLING

Het protocol “Bij overlijden” is vastgesteld in de bestuursvergadering van 11 juli 2016.
Aanvulling d.d. 19-4-2017 is vastgesteld in de bestuursvergadering van 9 mei 2017.