Algemene rol

De secretaris is verantwoordelijk voor de administratieve en communicatieve organisatie binnen de vereniging. Hij/zij zorgt dat besluiten, informatie en correspondentie worden vastgelegd en gedeeld. De secretaris vormt samen met de voorzitter en penningmeester het dagelijks bestuur.

Belangrijkste taken

Administratie & documentbeheer

• Beheren en archiveren van alle officiële documenten van de vereniging.
• Bewaken van deadlines voor officiële stukken (bijv. jaarverslagen, aanvragen, subsidies).
• Beantwoorden en versturen van e-mails, brieven en andere officiële communicatie namens de vereniging.

Vergaderingen

• Inplannen van bestuursvergaderingen en de ALV.
• Verzorgen van uitnodigingen en agenda’s voor vergaderingen.
• Verzorgen van agenda’s, bijlagen en overige stukken.
• Notulen maken van bestuursvergaderingen en algemene ledenvergaderingen (ALV).
• Zorgen voor tijdige verspreiding van notulen en actiepunten.
• Waarborgen dat besluiten correct worden vastgelegd en terug te vinden zijn.

Overige taken

• Waken over naleving van statuten en reglementen.
• Regelen van KvK-inschrijvingen en wijzigingen in bestuurders.
• Archiveren van officiële stukken zoals jaarverslagen en beleidsdocumenten.

Tijdsbesteding

• De vergaderingen zijn 1 keer per maand, we proberen deze te plannen tussen 19:30 en 21:30, meestal lukt dat wel.
• Voorbereiding en uitwerking van de notulen. (2 uur per vergadering)
• Mails en vragen beantwoorden (1 uur per week, vooral in de winterperiode)
• Voorbereiden van de ALV (aantal uren in de weken voorafgaand)

Het zou ook goed passen om deze functie door 2 personen te laten vervullen. 

Heb je interesse? Bel, app of mail dan even met de voorzitter Bob Groenewoud. (voorzitter@hijc.nl, 06-53530498)