Algemene rol
De secretaris is verantwoordelijk voor de administratieve en communicatieve organisatie binnen de vereniging. Hij/zij zorgt dat besluiten, informatie en correspondentie worden vastgelegd en gedeeld. De secretaris vormt samen met de voorzitter en penningmeester het dagelijks bestuur.
Belangrijkste taken
Administratie & documentbeheer
- Beheren en archiveren van alle officiële documenten van de vereniging.
- Bewaken van deadlines voor officiële stukken (bijv. jaarverslagen, aanvragen, subsidies).
- Beantwoorden en versturen van e-mails, brieven en andere officiële communicatie namens de vereniging.
Vergaderingen
- Inplannen van bestuursvergaderingen en de ALV.
- Verzorgen van uitnodigingen en agenda’s voor vergaderingen.
- Verzorgen van agenda’s, bijlagen en overige stukken.
- Notulen maken van bestuursvergaderingen en algemene ledenvergaderingen (ALV).
- Zorgen voor tijdige verspreiding van notulen en actiepunten.
- Waarborgen dat besluiten correct worden vastgelegd en terug te vinden zijn.
Overige taken
- Waken over naleving van statuten en reglementen.
- Regelen van KvK-inschrijvingen en wijzigingen in bestuurders.
- Archiveren van officiële stukken zoals jaarverslagen en beleidsdocumenten.
Tijdsbesteding
- De vergaderingen zijn 1 keer per maand, we proberen deze te plannen tussen 19:30 en 21:30, meestal lukt dat wel.
- Voorbereiding en uitwerking van de notulen. (2 uur per vergadering)
- Mails en vragen beantwoorden (1 uur per week, vooral in de winterperiode)
- Voorbereiden van de ALV (aantal uren in de weken voorafgaand)
Het zou ook goed passen om deze functie door 2 personen te laten vervullen.
Heb je interesse? Bel, app of mail dan even met de voorzitter Bob Groenewoud. (voorzitter@hijc.nl, 06-53530498)